Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt automatisch zodra je een account aanmaakt. Partijen: jij als gebruiker (verwerkingsverantwoordelijke) en BTW admin · support@btwadmin.app (verwerker).

1. Onderwerp

De verwerker verwerkt persoonsgegevens alleen om BTW admin aan te bieden: opslaan, tonen, berekenen, versturen van facturen en mails, uitlezen van documenten en maken van back-ups. Alleen op jouw instructie, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en via je gebruik van de app.

2. Gegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: jouw klanten (ook kopers in je webshop), leveranciers, contactpersonen, teamleden en eventueel jijzelf.
• Gegevens: naam, adres, e-mail, telefoon, IBAN, btw- en KvK-nummer, factuur-, bestel- en betaalgegevens, uren, ritten en documenten die je uploadt.
• Webshopbestellingen: de volledige bestelling zoals je winkel die stuurde wissen we na 30 dagen. De factuur- en boekingsgegevens blijven in je administratie; jij bepaalt hoe lang, binnen je wettelijke bewaarplicht (in de regel 7 jaar, gegevens voor de OSS-aangifte 10 jaar).
• Er worden in principe geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Zet die er ook niet in, tenzij strikt nodig.

3. Plichten van de verwerker

• Geheimhouding: alleen medewerkers die het nodig hebben krijgen toegang, en zij zijn aan geheimhouding gebonden.
• Inzage door ons team: we kijken alleen in je administratie als jij om support vraagt, of als dat nodig is voor de beveiliging van de dienst (bijvoorbeeld bij een vermoed datalek of misbruik). We bekijken dan niet meer dan nodig is. Elke inzage leggen we vast met datum, medewerker en reden; op verzoek krijg je dit overzicht.
• Passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, gescheiden administraties, toegangsrechten, tweestapsverificatie, logging en back-ups.
• Hulp bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, waar redelijk.
• Een datalek melden we zonder onredelijke vertraging en binnen 48 uur nadat we het ontdekken, met de informatie die je nodig hebt voor een eventuele melding.

4. Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers voor hosting, opslag, e-mail en het automatisch uitlezen van documenten. Op hen leggen we dezelfde verplichtingen op. Wijzigingen in deze lijst maken we bekend op deze pagina, met de datum bovenaan; je kunt daar gemotiveerd bezwaar tegen maken en zo nodig opzeggen. Op dit moment zijn dat:

• Lovable (Lovable Cloud): Hosting van de website, database, bestandsopslag en inloggen.
• Lovable AI-gateway: Doorgeven van AI-verzoeken (bonnen uitlezen, help-assistent) aan de AI-modellen hieronder.
• Google (Gemini): Uitlezen van geüploade bonnen en inkoopfacturen.
• OpenAI: Beantwoorden van vragen aan de help-assistent (alleen ingelogde teamleden).
• Resend: Versturen van facturen, offertes en herinneringen aan je klanten, met de PDF (en bij facturen de e-factuur) als bijlage, en het terugmelden van de bezorgstatus.
• Lovable e-mail: Versturen van accountmails, meldingen en, als het versturen via Resend niet lukt, klantmails zonder bijlage.
• Google en Apple: Inloggen met een Google- of Apple-account, alleen als je daarvoor kiest.

Koppelingen die je zelf aanzet, zoals Mollie, de bankkoppeling via Ponto of een AI-assistent die je zelf koppelt, zijn geen subverwerkers van ons. Met die aanbieders sluit je zelf een overeenkomst; op jouw instructie wisselen wij de gegevens uit die voor de koppeling nodig zijn:

• Mollie: Online betalen van facturen. We maken namens jou een betaling aan met factuurnummer, bedrag en omschrijving, en halen de betaalstatus op. Je klant betaalt op een betaalpagina van Mollie; betaalgegevens zoals rekening- of kaartnummer komen niet bij ons. Het geld gaat rechtstreeks naar je eigen Mollie-account. Als je dat toestaat, halen we ook je uitbetalingen en de kostenfacturen van Mollie op om ze te boeken.
• Webshops en marktplaatsen (zoals WooCommerce, of een bestand uit Shopify of bol): Ophalen van bestellingen en terugbetalingen om er facturen en boekingen van te maken. Per bestelling ontvangen we de gegevens van de koper (naam, adres, e-mail en eventueel btw-nummer), de producten, bedragen en betaalmethode. Op jouw keuze zetten we de factuurlink terug in de winkel en mailen we de factuur aan de koper. De volledige bestelling zoals de winkel die stuurde wissen we na 30 dagen; de factuurgegevens blijven in je administratie.
• Betaaldiensten (Stripe, PayPal, Klarna en bol): Ophalen van uitbetalingsoverzichten met kosten en ingehouden reserves, zodat uitbetalingen op je bankrekening verrekend kunnen worden. Alleen lezen: we kunnen geen betalingen doen. Je toegangssleutels bewaren we versleuteld.
• Ponto (Ibanity / Isabel Group): Automatisch ophalen van banktransacties (binnenkort beschikbaar). Na jouw toestemming bij je bank lezen we alleen saldi en transacties (bedrag, datum, tegenrekening, omschrijving). We kunnen geen betalingen doen. Je toestemming verloopt na maximaal 180 dagen.
• AI-assistent naar keuze (zoals ChatGPT of Claude): Meekijken in je actieve administratie vanuit een AI-assistent die je zelf koppelt. Alleen lezen: facturen, contacten, bank, offertes en btw-aangifte. Je geeft vooraf toestemming op een pagina van BTW admin en kunt dit intrekken in Instellingen → Koppelingen of door de koppeling in de assistent te verwijderen. Wat de assistent met de gegevens doet valt onder de voorwaarden van die aanbieder.

5. Doorgifte buiten de EER

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met een passend beschermingsniveau, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen.

6. Audit

Je mag eenmaal per jaar, op eigen kosten en na redelijke aankondiging, informatie opvragen of laten controleren of de verwerker zich aan deze overeenkomst houdt.

7. Einde

Na beëindiging kun je je gegevens 30 dagen exporteren. Daarna verwijdert de verwerker ze, tenzij bewaren wettelijk verplicht is. Back-ups worden binnen de normale rotatie overschreven.

8. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid geldt de regeling uit de algemene voorwaarden.