Handleiding en veelgestelde vragen

1. Maak gratis een account aan.\n2. Vul bij Instellingen → Bedrijf je bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en logo in.\n3. Voeg je eerste klant toe bij Contacten, of doe dat direct tijdens het maken van een factuur.\n4. Upload je bonnetjes bij Inkomend.

Ja. Ga naar Instellingen → Overstappen en lees de auditfile (XAF 3.2 of 4.0) van je oude pakket in. BTW admin zet je relaties klaar en, in Compleet, de beginbalans op je overstapdatum met de facturen die dan nog openstaan. Je controleert alles voordat je opslaat. Kan je oude pakket geen auditfile maken? Importeer dan je relaties via CSV en vul de beginbalans zelf in. Vragen stel je in de helpchat.

Ja. Klik linksboven op de naam van je administratie en kies Nieuwe administratie. Met dezelfde knop wissel je tussen je administraties. Elke administratie heeft eigen gegevens, btw-aangifte en teamleden.

Ga naar Instellingen → Bedrijf en facturen en vul je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN in. Deze gegevens komen op elke factuur. Upload daarna je logo en kies een huisstijlkleur. Controleer ook de nummering van je facturen en de standaard betalingstermijn.

Bij een nieuw account krijg je een administratie met voorbeeldgegevens, zodat je direct ziet hoe alles werkt. Wil je echt beginnen, verwijder dan de voorbeeldfacturen en -contacten of maak een nieuwe administratie aan via het administratiemenu linksboven.

Klik linksboven op de naam van je administratie. Je ziet alle administraties waar je toegang toe hebt. Kies er één, of klik op Nieuwe administratie. Elke administratie heeft eigen facturen, contacten, bank en btw-aangifte.

Gebruik het zoekveld bovenin of druk op Ctrl+K (Mac: Cmd+K). Je zoekt door facturen, inkoop, contacten, offertes en banktransacties tegelijk.

Ja. De app werkt in de browser van je telefoon, met onderaan een menubalk voor Overzicht, Facturen, Inkomend en Bank. Je kunt de app ook op je beginscherm zetten via "Zet op beginscherm" in je browser. Zo maak je ook onderweg een foto van een bon.

De snelste weg is de auditfile (XAF) van je oude pakket: lees die in bij Instellingen → Overstappen. Je krijgt je relaties, de beginbalans en de openstaande facturen per relatie (beginbalans en posten in Compleet). Het auditbestand kun je meteen bewaren in Documenten. Zonder auditfile importeer je contacten via CSV bij Contacten → Importeren / exporteren, producten bij Producten, en vul je bij Rapportages → Beginbalans de eindbalans van je vorige boekhouding in. Oude facturen en bonnen bewaar je als PDF in Documenten. Openstaande facturen van vóór de overstap lees je daarna in als CSV bij Instellingen → Overstappen (Compleet), met de kolommen Soort (Debiteur of Crediteur), Relatie, Factuurnummer, Datum, Vervaldatum en Open bedrag.

Ga naar Facturen → Verkoopfacturen en klik op Factuur toevoegen. Kies het contact, vul de regels in en klik op Verzenden. De klant krijgt een e-mail met de PDF en een link om de factuur online te bekijken. Je kunt het versturen ook inplannen op een latere datum.

Open de factuur die je wilt crediteren en kies Crediteren. Er wordt een creditfactuur met negatieve bedragen gemaakt die je kunt verrekenen met de oorspronkelijke factuur.

Bij Facturen → Periodieke facturen stel je een factuur in die elke maand, elk kwartaal of elk jaar automatisch wordt gemaakt en gemaild. Handig voor abonnementen en managementfees.

Bij Instellingen → Facturen en offertes kies je een voorvoegsel (bijvoorbeeld 2026-) en het volgende nummer. De app nummert daarna automatisch door, zonder gaten. Bestaande reeksen uit een ander pakket lopen gewoon verder.

Ja. Kies bij versturen een datum. De factuur blijft een concept en wordt op die dag automatisch naar je klant gemaild. Je kunt de datum wijzigen of het inplannen annuleren zolang de factuur nog niet verstuurd is.

Bij Instellingen zet je automatische herinneringen aan en kies je na hoeveel dagen ze worden verstuurd. Per factuur kun je herinneringen pauzeren. Ook kun je handmatig een herinnering of aanmaning sturen; bij een aanmaning rekent de app de wettelijke incassokosten uit.

Open de factuur en klik op Betaling registreren. Vul bedrag en datum in; een deelbetaling kan ook. Heb je je bankafschrift geïmporteerd, dan koppel je de betaling bij Bank en wordt de factuur automatisch op betaald gezet.

Ja. Elke verstuurde factuur heeft een eigen link. Je klant ziet de factuur in de browser en kan de PDF downloaden, zonder in te loggen. Je ziet in het logboek wanneer de factuur is bekeken.

Ja. Kies bij het contact de taal Engels. Facturen, creditnota's en offertes aan dat contact krijgen dan Engelse teksten op de PDF, inclusief de btw-vermeldingen. Je eigen regelomschrijvingen typ je zelf in het Engels.

Ja. Zet bij een factuur of offerte Prijzen incl. btw aan. De app rekent zelf het bedrag exclusief btw en de btw uit. Op de factuur staat de btw per tarief.

Vul bij de factuur een kortingspercentage of -bedrag op het totaal in. De korting wordt per btw-tarief verdeeld, zodat de btw klopt. Korting per regel kan door de prijs of een negatieve regel aan te passen.

Een e-factuur is een digitaal bestand dat het boekhoudpakket van je klant direct kan inlezen. Bij een factuur kies je Download → e-factuur (UBL). De PDF zit erin. Ontvang je zelf een UBL-bestand, upload het dan bij Inkomend: de gegevens worden exact overgenomen.

Ja. Open de factuur en kies Meer → Dupliceren. Je krijgt een nieuw concept met dezelfde klant en regels en een nieuw nummer.

Laat je klant een machtiging tekenen en vul het machtigingskenmerk en de datum in bij het contact. Vraag bij je bank een incassant-ID aan en vul dat in bij Instellingen. Bij Facturen → Incasso maakt de app een incassobestand met de openstaande facturen. Dat upload je bij je bank.

Voeg een externe verkoopfactuur toe en upload het originele document. Die telt mee in omzet en btw, maar wordt niet door de app verstuurd of opnieuw opgemaakt. Contante verkopen boek je zo met betaalwijze Kas.

Ga naar Inkomend en sleep je bestanden in het vak, of fotografeer ze met je telefoon. Bedrag, btw en leverancier worden automatisch uitgelezen. Het document staat eerst als concept: controleer de gegevens en klik op Definitief boeken. Concepten tellen niet mee in je btw-aangifte.

Je ziet deze waarschuwing als er al een inkoopfactuur is met hetzelfde factuurnummer, of van dezelfde leverancier met hetzelfde bedrag binnen zeven dagen. Controleer of je hem niet twee keer hebt geüpload.

Ja. Sleep meerdere bestanden naar Inkomend of kies ze tegelijk. Ze worden als concept opgeslagen en automatisch uitgelezen. Controleer ze daarna en klik op Definitief boeken. Concepten tellen nog niet mee in je btw-aangifte.

De app leest leverancier, datum, factuurnummer, bedragen en btw uit je bon of factuur. Controleer altijd de gegevens voordat je boekt. Mislukt het uitlezen, dan blijft je document gewoon bewaard als concept.

Ja. Voeg in de inkoopfactuur meerdere regels toe, elk met een eigen categorie en btw-tarief. Handig voor een factuur met bijvoorbeeld zowel kantoorartikelen als software.

De vervaldatum van de inkoopfactuur is voorbij en er is nog niet (volledig) betaald. Heeft de factuur geen vervaldatum, dan rekent de app met 30 dagen na de factuurdatum.

Ga naar Inkomend → Te betalen, selecteer de facturen en kies SEPA-betaalbestand. Upload dat bestand bij je bank. De facturen staan pas op betaald als je de betaling koppelt bij Bank of ze handmatig als betaald markeert.

Ja. Bij een bekende leverancier stelt de app de categorie, btw-behandeling en het contact voor op basis van eerdere boekingen. Ook het IBAN van de leverancier wordt onthouden.

Upload de bon bij Inkomend en kies als betaalwijze Privé betaald. De app boekt het bedrag dan tegen je privérekening in plaats van de bank.

Download bij je bank een afschrift als CAMT.053 (aanbevolen), MT940 of CSV en importeer het bij Bank → Transacties (Compleet). Dubbele transacties worden overgeslagen. Daarna koppel je betalingen aan je facturen (afletteren); bij een duidelijke match doet BTW admin een voorstel. Afschriften automatisch laten ophalen kan nu nog niet.

Download bij je bank een afschrift als CAMT.053 (aanbevolen), MT940 of CSV en upload het bij Bank. Dubbele transacties worden automatisch overgeslagen.

Bij elke transactie stelt de app passende facturen voor op basis van bedrag, naam en kenmerk. Is de match zeker, dan kun je met één klik koppelen. Eén betaling kan ook over meerdere facturen worden verdeeld.

Met een boekingsregel verwerk je terugkerende transacties automatisch, zoals bankkosten of een vaste huur. Je kiest op welke omschrijving of tegenrekening de regel reageert en op welke categorie hij boekt.

Bij Bank → Kas houd je contante ontvangsten en uitgaven bij. Stortingen naar de bank en privé-opnames boek je als memoriaalboeking. Het kassaldo is altijd gelijk aan rekening 1100 in je grootboek.

Open de transactie en klik op Ontkoppelen. De factuur staat dan weer open en je kunt de transactie opnieuw koppelen.

Ga naar Btw-aangifte en kies de periode. Alle rubrieken (1a t/m 5g) zijn ingevuld op basis van je geboekte facturen. Controleer de cijfers en neem ze over in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Daarna zet je de periode op ingediend, zodat er niets meer verandert.

Per kwartaal moeten aangifte én betaling binnen zijn vóór het einde van de maand na het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Valt die datum in het weekend, dan schuift hij niet op. Doe je per maand aangifte, dan is het steeds de laatste dag van de volgende maand; per jaar uiterlijk 31 maart. Op je Overzicht staat je eigen belastingkalender, die je ook in je agenda kunt zetten. Bekijk alle data in de btw-deadlines 2026.

Met de kleineondernemersregeling (KOR) reken je geen btw als je omzet in Nederland zowel dit jaar als vorig jaar niet boven de € 20.000 komt. Je kunt dan ook geen btw terugvragen. Sinds 2025 zit je niet meer 3 jaar vast: afmelden kan tot 4 weken vóór een nieuw tijdvak, maar daarna mag je het lopende en het volgende jaar niet opnieuw meedoen. Ga je in de loop van het jaar over de grens, dan stopt de KOR direct, al vanaf de factuur waarmee je eroverheen gaat. Op je factuur zet je geen 0%, maar een vermelding van de vrijstelling. Stel de KOR in bij Instellingen; de app zet dan op elke factuur de juiste tekst en houdt je omzet bij. Doe de KOR-check.

Vrijgestelde omzet en de KOR-grens. Vrijgestelde omzet, zoals zorg of onderwijs, telt niet mee voor de omzetgrens. Vrijgestelde omzet uit financiële diensten, verzekeringen (bijvoorbeeld als assurantietussenpersoon) of betaalmiddelen en effecten telt wél mee. Is dat bij jou zo? Zet dan in Instellingen → Kleineondernemersregeling het vinkje Mijn vrijgestelde omzet telt mee voor de grens aan. Factuurregels met Vrijgesteld tellen dan mee in de KOR-teller op het dashboard, bij de instellingen en op de factuur.

Bij btw verlegd draagt niet jij maar je klant de btw af. Dat geldt bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen en in Nederland bij onderaanneming in de bouw, schoonmaak en hoveniers. Op de factuur staat dan "Btw verlegd" en het btw-nummer van je klant. Goederen aan een ondernemer in een ander EU-land zijn geen verlegging maar een levering tegen 0% (intracommunautaire levering). Twijfel je wat geldt? Doe de btw buitenland-check.

In Nederland zijn er drie tarieven: 21% (algemeen), 9% (onder andere voedingsmiddelen, boeken, sport en cultuur) en 0% (uitvoer buiten de EU en goederen aan EU-ondernemers). Sinds 1 januari 2026 valt logies, zoals hotel en vakantieverblijf, onder 21%. Daarnaast zijn sommige prestaties vrijgesteld, zoals zorg en onderwijs. Vrijgesteld is iets anders dan 0%: daarover lees je meer in het artikel over het verschil tussen 0% en vrijgesteld.

Voorbelasting is de btw die jij betaalt op je zakelijke inkopen. Die mag je aftrekken van de btw die je aan je klanten rekent. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst, of krijg je terug.

Bij de btw-aangifte loop je eerst de controlelijst na. Daarna vergrendel je de periode: facturen en inkoop in die periode kunnen dan niet meer worden gewijzigd. Wil je toch iets aanpassen, heropen dan de periode.

Lever je aan ondernemers in andere EU-landen, dan geef je dat per kwartaal door in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Goederen (0%) en diensten (btw verlegd) staan daarin apart. Lever je meer dan € 50.000 aan goederen per kwartaal, dan moet het per maand. BTW admin maakt het overzicht per afnemer, btw-nummer en soort, en zet de ICP-termijn in je belastingkalender zodra je zulke facturen hebt.

Koop je een dienst in van buiten Nederland (bijvoorbeeld software), dan is de btw vaak verlegd naar jou. Kies bij de inkoopfactuur de btw-behandeling Verlegd (EU) of Buiten de EU. De app zet de bedragen in de juiste rubrieken (4a/4b) en trekt de btw meteen weer af.

Niet altijd. Btw op eten en drinken in de horeca is nooit aftrekbaar; kies bij de inkoop de kostensoort Eten en drinken (horeca), dan zet de app de btw meteen op niet aftrekbaar. Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven € 227 per persoon per jaar (BUA) en privégebruik van een auto van de zaak corrigeer je in de laatste aangifte van het jaar. Btw op kosten voor vrijgestelde omzet trek je niet af. Per inkoopregel kun je aangeven dat de btw niet aftrekbaar is.

Heb je een fout gemaakt in een eerdere aangifte, dan moet je die sinds 2025 binnen 8 weken nadat je hem ontdekt corrigeren. Gaat het om € 1.000 btw of minder, dan mag je het verschil meenemen in je eerstvolgende aangifte. Is het meer, dan doe je een suppletie bij de Belastingdienst. In BTW admin zie je na het indienen welke bedragen zijn veranderd, en kun je een kleine correctie met één klik naar een open periode verplaatsen.

Dat hangt af van waar je klant zit, of het een bedrijf of particulier is en wat je levert:

• Bedrijf in de EU, goederen: 0%, rubriek 3b en ICP-opgaaf. Je klant heeft een geldig btw-nummer en de goederen gaan aantoonbaar de grens over.
• Bedrijf in de EU, dienst: btw verlegd, rubriek 3b en ICP-opgaaf.
• Bedrijf buiten de EU, goederen: 0% uitvoer, rubriek 3a.
• Bedrijf buiten de EU, dienst: geen Nederlandse btw en ook niet in je aangifte.
• Particulier in de EU: Nederlandse btw, tot je afstandsverkopen en digitale diensten samen boven € 10.000 per jaar komen. Daarboven het tarief van het land van je klant via OSS. Kies je in BTW admin een klant in het buitenland, dan stelt de app de juiste btw voor; klik op Btw aanpassen om het over te nemen. Kies per factuurregel Goederen of Dienst; de app zet dan de juiste tekst op de factuur en het bedrag in de juiste rubriek. Probeer de btw buitenland-check.

Bedrijf of particulier instellen. Bij elke relatie kies je onder Facturen en herinneringen of het een bedrijf of een particulier is. Laat je het op Automatisch staan, dan geldt een relatie met btw-nummer als bedrijf. Het btw-voorstel op facturen en offertes volgt deze keuze: aan een particulier in de EU reken je Nederlandse btw (tot de EU-drempel van € 10.000), aan een particulier buiten de EU stelt de app alleen 0% voor op goederen die je uitvoert. Verkopen aan particulieren in de EU tellen mee in de controle op de EU-drempel bij je btw-aangifte.

Bij 0% reken je wel btw, alleen tegen een tarief van nul, bijvoorbeeld bij uitvoer buiten de EU. Je mag de btw op je kosten dan gewoon aftrekken. Vrijgesteld betekent dat je prestatie helemaal buiten de btw valt, zoals zorg, onderwijs of bepaalde financiële diensten. Die omzet geef je niet aan, en btw op kosten die bij die omzet horen mag je niet aftrekken. In BTW admin zijn het daarom twee aparte keuzes: 0% en Vrijgesteld. Op een vrijgestelde factuur zet de app de vermelding van de vrijstelling.

Geef je een relatie of medewerker in een jaar voor meer dan € 227 (exclusief btw) aan geschenken of voorzieningen, zoals een kerstpakket of een personeelsfeest, dan mag je de btw daarop niet aftrekken. Je hebt de btw meestal al afgetrokken bij de inkoop. Daarom corrigeer je dat in je laatste aangifte van het jaar. In BTW admin doe je dat bij Btw-aangifte, onder Btw-correcties, met de knop Relatiegeschenken (BUA); de app verlaagt dan je voorbelasting in rubriek 5b. In de laatste aangifte van het jaar herinnert de controlelijst je hieraan.

Nee. Btw op eten en drinken in restaurants, cafés en andere horeca is nooit aftrekbaar, ook niet als het zakelijk is. Kies bij de inkoop de kostensoort Eten en drinken (horeca); de app zet de btw dan meteen op niet aftrekbaar en boekt de kosten als representatie. Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting zijn deze kosten maar deels aftrekbaar (gemengde kosten); dat rekent het fiscaal jaaroverzicht voor je uit.

Op je Overzicht staat een kalender met al je belastingtermijnen: btw-aangifte per maand, kwartaal of jaar, de ICP-opgaaf als je aan EU-bedrijven levert, en afhankelijk van je rechtsvorm de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting en het deponeren van de jaarrekening bij de KVK. Kies je rechtsvorm bij Instellingen. Met Zet in je agenda download je de termijnen voor Google Agenda, Outlook of Apple Agenda. Wil je een mail een week vooraf? Zet die aan bij Instellingen → Meldingen per e-mail.

De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) is een extra aftrek van je winst als je investeert in bedrijfsmiddelen van minimaal € 450 per stuk. Investeer je in 2026 samen tussen € 2.901 en € 71.683, dan trek je 28% af. Daarboven geldt een vast bedrag dat verder afloopt; boven € 398.236 krijg je niets. Personenauto's tellen niet mee, ook geen elektrische (alleen een auto voor beroepsvervoer, zoals een taxi, wel). Ook grond, woonhuizen, dieren en goodwill tellen niet mee. Registreer investeringen bij Registraties → Investeringen of direct vanuit de inkoopfactuur; het fiscaal jaaroverzicht rekent de KIA dan mee. Reken het uit met KIA berekenen.

Ben je directeur-grootaandeelhouder van een bv, dan moet je jezelf een salaris betalen van minimaal € 58.000 in 2026, of meer als dat bij je werk past. Lager mag alleen als je bv te weinig winst maakt of als je het goed kunt onderbouwen. Het fiscaal jaaroverzicht van een bv waarschuwt als het loon in je boekhouding lager is. Twijfel je tussen een eenmanszaak en een bv? Vergelijk het met eenmanszaak of bv.

Er zijn drie pakketten: Gratis, Starter (€ 9 per maand of € 90 per jaar) en Compleet (€ 19 per maand of € 190 per jaar). Heb je meer gebruikers of administraties nodig, dan is er Compleet+ (prijs op aanvraag). Alle prijzen zijn exclusief btw. Tot 1 juli 2027 kies je elk pakket gratis bij Instellingen → Abonnement; daarna betaal je het gekozen pakket.

Ja. Bij Instellingen → Abonnement kies je een ander pakket. Het nieuwe pakket gaat direct in. Tijdens de introductieperiode zijn alle pakketten gratis.

Compleet+ is het pakket Compleet voor meer gebruikers en administraties, bijvoorbeeld voor holdings, kantoren en bedrijven met meerdere bv's. Je krijgt alle functies van Compleet; het aantal administraties, gebruikers en de prijs stemmen we met je af (prijs op aanvraag). Je begint met een gratis account en vraagt Compleet+ aan via Compleet+ aanvragen op de prijzenpagina of bij Instellingen → Abonnement. Tot 1 juli 2027 gebruik je alle pakketten gratis.

Je ziet een melding dat de limiet bereikt is, bijvoorbeeld 5 facturen per maand. Je bestaande gegevens blijven gewoon beschikbaar. Kies een groter pakket om verder te gaan.

Ga naar Instellingen en kies Tweestapsverificatie. Scan de QR-code met een authenticator-app (zoals Google Authenticator of 1Password) en vul de code in. Daarna vraagt de app bij elke login om een code.

Klik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? nadat je je e-mailadres hebt ingevuld. Je krijgt een mail met een link. Een link werkt maar één keer: open altijd de nieuwste mail.

Je gegevens worden versleuteld opgeslagen op servers in de EU (Ierland) en elke administratie is volledig gescheiden van die van anderen. Alleen jij en de teamleden die je toegang geeft kunnen erbij. Met tweestapsverificatie bescherm je je account extra. Kijkt ons team voor support of beveiliging mee, dan wordt dat vastgelegd; dat overzicht zie je zelf bij Instellingen → Beveiliging.

Je kunt een AI-assistent laten meekijken in je administratie, bijvoorbeeld om te vragen welke facturen openstaan of wat je btw over het kwartaal wordt.

Koppelen

1. Open in je assistent de instellingen voor koppelingen of connectors (vaak "MCP" genoemd).
2. Voeg dit adres toe: https://btwadmin.app/mcp
3. Log in met je BTW admin-account en klik op Toestaan.

Wat ziet de assistent? Alleen je actieve administratie (wissel die in de app linksboven): je administraties, verkoop- en inkoopfacturen, offertes, contacten, banktransacties en de btw-aangifte per periode. De assistent kan alleen lezen: niets aanmaken, wijzigen, versturen of verwijderen. Andere administraties of andere klanten ziet hij nooit.

Status en test Bij Instellingen → Koppelingen zie je bij "AI-assistent" de status, de laatst geslaagde toegang en eventuele foutmeldingen. Met Verbinding testen controleer je of de koppeling bereikbaar en beveiligd is.

Intrekken Verwijder de koppeling in je assistent. Antwoorden van een assistent zijn geen fiscaal advies; controleer ze altijd in BTW admin.

De meest voorkomende reden is tweestapsverificatie. Staat die aan voor je account, dan blokkeert BTW admin de toegang van een gekoppelde assistent. Dat is een bewuste beveiliging: je administratie is dan alleen te openen met je tweede stap, en die kan een assistent niet doen.

Andere oorzaken:

• Je hebt niet op Toestaan geklikt of de koppeling is verlopen: koppel opnieuw.
• De assistent kijkt in een andere administratie dan je verwacht: kies de juiste administratie linksboven in de app.

Bij Instellingen → Koppelingen → AI-assistent zie je recente foutmeldingen en kun je de verbinding testen.

Klik bij Contacten op Importeren / exporteren. Importeren gaat met een CSV-bestand uit Excel of een ander pakket; de app herkent kolommen zoals Naam, E-mail, Adres, Btw-nummer en IBAN. Bestaande contacten worden overgeslagen. Exporteren zet de zichtbare contacten in één bestand.

Bij elk contact kies je Klant, Leverancier of beide. Zo filter je snel op klanten of leveranciers. Een contact kan altijd beide zijn.

Open het contact en klik op Btw-nummer controleren. De app vraagt het officiële Europese register (VIES) op. Een groen vinkje betekent geldig. Dit is belangrijk als je btw verlegt naar een EU-klant.

Ja. Onderaan Contacten kies je het dubbele contact en het contact dat je wilt houden. Alle facturen, offertes en notities gaan naar het behouden contact.

Ja. Bij Instellingen → Contacten maak je extra velden, zoals een tekst, getal, datum of keuzelijst. Ze verschijnen in het contactformulier en zijn doorzoekbaar.

Ga naar Instellingen → Administraties en team en vul het e-mailadres in. Kies een rol: alleen lezen of ook bewerken. Het aantal teamleden hangt af van je pakket.

Bij Instellingen → Bedrijf en facturen upload je je logo en kies je een huisstijlkleur. Ook stel je een standaardtekst onder de factuur en de e-mailteksten voor facturen en herinneringen in.

Bij Instellingen → Categorieën voeg je eigen kosten- en omzetrekeningen toe. Je kiest ze daarna bij inkoop, factuurregels, producten en bankboekingen. Ongebruikte categorieën kun je verwijderen, gebruikte archiveren.

Ga naar Offertes → Nieuwe offerte, kies het contact en voeg regels toe. Verstuur de offerte per e-mail; je klant krijgt een link om de offerte te bekijken en online te accepteren met naam.

Open een geaccepteerde offerte en klik op Omzetten naar factuur. Alle regels, het contact en het project worden overgenomen in een nieuwe conceptfactuur.

Na de geldigheidsdatum krijgt de offerte de status Verlopen en kan je klant hem niet meer online accepteren. Je kunt de offerte dupliceren met een nieuwe datum.

Bij Rapportages. Kies jaar of kwartaal. Je ziet winst en verlies, balans, saldi per rekening en per rekening alle boekingen (grootboekkaart). Klik op een bedrag om de onderliggende boekingen te zien.

Kom je uit een ander pakket? Lees dan de auditfile in bij Instellingen → Overstappen: de beginbalans en openstaande facturen worden voor je klaargezet. Zelf invullen kan bij Rapportages → Beginbalans: neem de bedragen uit de eindbalans van je vorige boekhouding of jaarrekening over, zoals banksaldo, debiteuren en eigen vermogen. Debet en credit moeten gelijk zijn.

Bij Rapportages → Jaarafsluiting. Na afloop van het jaar, zonder conceptfacturen en ongeboekte inkoop, klik je op Boekjaar afsluiten. Daarna kan niemand in dat jaar nog facturen of inkoop wijzigen. Het resultaat telt mee als eigen vermogen. Heropenen kan als het nodig is.

Een handmatige boeking voor zaken zonder factuur of banktransactie, zoals afschrijvingen, correcties of een privé-storting. Je vindt het bij Rapportages → Memoriaal.

Een auditfile (XAF) is een standaardbestand met je hele boekhouding dat boekhouders en de Belastingdienst kunnen inlezen. Download het bij Rapportages → Export (pakket Compleet). Standaard krijg je versie XAF 4.0: vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst alleen die versie, ook voor oudere boekjaren. Leest de software van je boekhouder 4.0 nog niet, kies dan XAF 3.2. Je boekhouder geef je toegang bij Instellingen → Administraties en team met de rol Boekhouder: vanaf Starter kijkt één boekhouder gratis mee en telt niet als gebruiker. Heeft je boekhouder nog geen account, dan krijgt die een uitnodiging per mail die 14 dagen geldig is.

Voeg bij Registraties een bedrijfsmiddel toe met aanschafprijs, datum, levensduur en restwaarde. De app rekent de afschrijving per maand uit en boekt die in je grootboek.

Bij Registraties schrijf je uren (ook met een timer) en zakelijke ritten. Uren kun je per project factureren. Ritten met je eigen auto tellen mee als kilometervergoeding in je kosten: € 0,25 per kilometer voor ritten in 2026 en € 0,23 in 2025. De app kiest het tarief op basis van de ritdatum. Je geregistreerde uren zie je ook terug bij het urencriterium in je fiscaal jaaroverzicht.

Koppel facturen, offertes, inkoop, uren en ritten aan een project. Per project zie je omzet, kosten, resultaat en de voortgang van je budget.

Ja, in elk pakket. Bij Instellingen → Gegevens exporteren download je je hele administratie als ZIP: alle gegevens als CSV en JSON, plus je bonnen en documenten. Bij Rapportages → Export (pakket Compleet) maak je ook losse overzichten en een auditfile voor je boekhouder. Zo heb je altijd een eigen kopie; je bent wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren.

Bij Rapportages → Fiscaal (pakket Compleet) zie je een schatting van je belasting over het jaar, rechtstreeks uit je boekhouding. Voor een eenmanszaak of vof: je fiscale winst na gemengde kosten, afschrijving en KIA, de ondernemersaftrek, de inkomstenbelasting en de Zvw, hoeveel je per maand opzij moet zetten en het verschil met je voorlopige aanslag. Voor een bv: de vennootschapsbelasting, wat er overblijft na box 2, het gebruikelijk loon, je rekening-courant en de jaarrekeningklasse. Vul bij Jouw situatie het urencriterium, startersaftrek en je voorlopige aanslag in en klik Bewaren. Download het overzicht als PDF voor je boekhouder. Het is een schatting, geen aangifte.

Ga naar Facturen → Verkoopkanalen → Kanaal toevoegen en kies WooCommerce. Vul het adres van je winkel in en klik op Koppelen via WooCommerce. Je gaat naar je WordPress-beheer en keurt de koppeling goed (lezen en schrijven). Daarna verschijnen nieuwe bestellingen binnen enkele minuten; elk half uur kijken we ook zelf of er iets is gemist.

Lukt goedkeuren niet, bijvoorbeeld door een beveiligingsplugin? Maak dan in WordPress een sleutel aan bij WooCommerce → Instellingen → Geavanceerd → REST API met Lezen/Schrijven en plak de consumer key en het consumer secret onder Liever zelf een sleutel invullen. Verkoopkanalen horen bij Starter en Compleet.

Ja. Kies bij Kanaal toevoegen voor Bestand en lees een export van je bestellingen in, bijvoorbeeld de bestellingsexport van Shopify of een CSV-bestand uit een ander systeem. Bij een eigen bestand geef je aan welke kolom wat betekent en zie je vooraf wat er wordt ingelezen. Dezelfde bestelling twee keer inlezen geeft geen dubbele factuur.

Aan zakelijke kopers moet je altijd een factuur geven. Aan particulieren in Nederland is een factuur niet verplicht. Bij een verkoopkanaal kies je daarom per kopersoort: particulieren krijgen een factuur per bestelling, of hun betaalde bestellingen worden per dag als één omzetregel geboekt (dagtotaal), met de bestellingen als bewijs. In je btw-aangifte en rapporten tellen de exacte bedragen mee.

Dat kies je per verkoopkanaal. Bij BTW admin maakt de factuur krijg je één doorlopende nummering met alle verplichte gegevens en de juiste btw per land; zakelijke kopers krijgen hem per mail met pdf en e-factuur (UBL). Maakt je winkel of een plugin al de factuur, kies dan Mijn winkel maakt de factuur: wij boeken de verkoop met het factuurnummer van de winkel en mailen niets naar de koper.

Een terugbetaling in je winkel wordt automatisch een creditfactuur bij de oorspronkelijke factuur, met dezelfde btw. Een uitgereikte webshopfactuur kun je niet meer aanpassen of verwijderen; corrigeren gaat altijd met een creditfactuur. Zo blijft je administratie sluitend.

Blijft je verkoop aan particulieren in andere EU-landen samen onder de € 10.000 per jaar, dan reken je Nederlandse btw. Ga je erboven, of kies je er zelf voor, dan reken je de btw van het land van de koper en geef je die per kwartaal aan via de Unieregeling (OSS) bij de Belastingdienst. Zet de Unieregeling aan bij Instellingen; op de pagina Verkoopkanalen zie je hoe dicht je bij de grens zit. Bij Btw-aangiftes staat per kwartaal het OSS-overzicht per land en tarief, met export en de deadline. Daar leg je ook vast wanneer je hebt aangegeven en betaald.

Nee. Bestellingen van vóór het moment van koppelen (of vóór de startdatum van een bestandskanaal) worden alleen geboekt en nooit naar kopers gemaild of teruggezet. Ook tijdens proefdraaien gaat er niets naar kopers: alles wordt verwerkt, zodat je eerst kunt controleren of het klopt.