Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

BTW admin respecteert je privacy en houdt zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring: BTW admin · support@btwadmin.app.

Twee rollen

• Wij als verantwoordelijke: voor je accountgegevens, contact met ons, facturatie van je abonnement en de website.
• Wij als verwerker: voor de gegevens die jij in je administratie zet (bijvoorbeeld klanten en leveranciers). Daarvoor ben jij verantwoordelijk en geldt de verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens en waarom

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), bedrijfsgegevens. Doel: je account aanbieden (uitvoering overeenkomst).
• Facturatie: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, gekozen pakket. Doel: abonnement factureren (overeenkomst en wettelijke plicht).
• Contact en feedback: wat je ons stuurt via het contactformulier of de chat. Doel: je vraag beantwoorden en de dienst verbeteren (gerechtvaardigd belang).
• Technische gegevens: inlogmomenten, IP-adres in beveiligingslogs, foutmeldingen. Doel: beveiliging en het oplossen van storingen (gerechtvaardigd belang).
• AI-verwerking: geüploade bonnen worden automatisch uitgelezen en vragen aan de help-assistent worden door een AI-model beantwoord. Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen automatisch genomen; jij controleert en boekt zelf. Doel: de dienst leveren (uitvoering overeenkomst).
• Koppelingen: als je Mollie of een bankkoppeling aanzet, bewaren we versleutelde toegangssleutels, betaalstatussen en opgehaalde banktransacties in je administratie. Koppel je een AI-assistent, dan krijgt die na jouw toestemming alleen-lezen toegang tot je actieve administratie; de assistent ontvangt de gegevens die hij opvraagt. Doel: online betalingen en bankmutaties verwerken en je administratie laten raadplegen (uitvoering overeenkomst, op jouw verzoek).
• Zoekgegevens: we zien via Google Search Console alleen geanonimiseerde totalen over hoe de website in Google wordt gevonden.
• Conversiemeting, alleen met toestemming: een willekeurige browsercode, eerste verkeersbron, kanaal, campagnecode en openbare instappagina. Bij registratie koppelen we de code aan je account en meten we accountaanmaak, pakketkeuze en de start van een factureerbaar abonnement. Doel: bepalen welke verkeersbronnen registraties en abonnementen opleveren. Grondslag: toestemming. Geen financiële administratiegegevens, volledige verwijzingsadressen of IP-adressen worden hiervoor opgeslagen; deze eigen meting wordt niet aan Google of adverteerders doorgegeven. Verwerking gebeurt binnen Lovable Cloud voor BTW admin.
• Advertentiemeting via Google Ads, alleen met aparte toestemming: kies je "Alles toestaan", dan laadt de Google Ads-tag. Google ontvangt advertentiecookies en klik-informatie en het signaal dat je een account hebt aangemaakt; geen naam, e-mailadres of administratiegegevens. Doel: meten welke advertenties aanmeldingen opleveren en advertenties daarop optimaliseren. Grondslag: toestemming. Ontvanger: Google Ireland Ltd. (hoe Google gegevens gebruikt). Intrekken via Cookie-instellingen.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account bestaat, plus 30 dagen voor export.
• Een administratie die je opheft: 30 dagen om te exporteren, daarna verwijderd met alle documenten.
• Conversiemeetgegevens en toestemmingsgeschiedenis: maximaal 12 maanden na toestemming; daarna automatisch verwijderd. Bij intrekken via Cookie-instellingen stopt de meting en wordt de accountkoppeling verwijderd.
• Facturen voor je abonnement: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Bestellingen uit een gekoppelde webshop: de volledige bestelling zoals de winkel die stuurde maximaal 30 dagen; webshopberichten na verwerking direct leeg en na 3 maanden verwijderd. Facturen en boekingen blijven in je administratie.
• Contactberichten en leads: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden. Back-ups worden na korte tijd automatisch overschreven.
• Inzagelog (wanneer ons team voor support of beveiliging in een administratie keek): 2 jaar, als bewijs dat we ons aan de afspraken houden.
• Vragen aan de help-assistent: maximaal 12 maanden.
• Toegangslog van een gekoppelde AI-assistent: maximaal 12 maanden.
• Herkende apparaten (een versleutelde apparaatcode en browsertype, om je te waarschuwen bij een inlog vanaf een nieuw apparaat): zolang je account bestaat.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om BTW admin te laten werken, met wie we afspraken hebben gemaakt over beveiliging en geheimhouding:

• Lovable (Lovable Cloud): Hosting van de website, database, bestandsopslag en inloggen.
• Lovable AI-gateway: Doorgeven van AI-verzoeken (bonnen uitlezen, help-assistent) aan de AI-modellen hieronder.
• Google (Gemini): Uitlezen van geüploade bonnen en inkoopfacturen.
• OpenAI: Beantwoorden van vragen aan de help-assistent (alleen ingelogde teamleden).
• Resend: Versturen van facturen, offertes en herinneringen aan je klanten, met de PDF (en bij facturen de e-factuur) als bijlage, en het terugmelden van de bezorgstatus.
• Lovable e-mail: Versturen van accountmails, meldingen en, als het versturen via Resend niet lukt, klantmails zonder bijlage.
• Google en Apple: Inloggen met een Google- of Apple-account, alleen als je daarvoor kiest.

Koppelingen die je zelf aanzet

Zet je in Instellingen → Koppelingen een koppeling aan, dan sluit je zelf een overeenkomst met die aanbieder en geef je BTW admin toestemming om namens jou gegevens uit te wisselen. Die aanbieder is dan zelf verantwoordelijk voor de eigen verwerking, volgens zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring. Alleen een eigenaar of beheerder van de administratie kan een koppeling aanzetten, en je kunt hem altijd weer ontkoppelen; we verwijderen dan direct de toegangssleutels.

• Mollie: Online betalen van facturen. We maken namens jou een betaling aan met factuurnummer, bedrag en omschrijving, en halen de betaalstatus op. Je klant betaalt op een betaalpagina van Mollie; betaalgegevens zoals rekening- of kaartnummer komen niet bij ons. Het geld gaat rechtstreeks naar je eigen Mollie-account. Als je dat toestaat, halen we ook je uitbetalingen en de kostenfacturen van Mollie op om ze te boeken.
• Webshops en marktplaatsen (zoals WooCommerce, of een bestand uit Shopify of bol): Ophalen van bestellingen en terugbetalingen om er facturen en boekingen van te maken. Per bestelling ontvangen we de gegevens van de koper (naam, adres, e-mail en eventueel btw-nummer), de producten, bedragen en betaalmethode. Op jouw keuze zetten we de factuurlink terug in de winkel en mailen we de factuur aan de koper. De volledige bestelling zoals de winkel die stuurde wissen we na 30 dagen; de factuurgegevens blijven in je administratie.
• Betaaldiensten (Stripe, PayPal, Klarna en bol): Ophalen van uitbetalingsoverzichten met kosten en ingehouden reserves, zodat uitbetalingen op je bankrekening verrekend kunnen worden. Alleen lezen: we kunnen geen betalingen doen. Je toegangssleutels bewaren we versleuteld.
• Ponto (Ibanity / Isabel Group): Automatisch ophalen van banktransacties (binnenkort beschikbaar). Na jouw toestemming bij je bank lezen we alleen saldi en transacties (bedrag, datum, tegenrekening, omschrijving). We kunnen geen betalingen doen. Je toestemming verloopt na maximaal 180 dagen.
• AI-assistent naar keuze (zoals ChatGPT of Claude): Meekijken in je actieve administratie vanuit een AI-assistent die je zelf koppelt. Alleen lezen: facturen, contacten, bank, offertes en btw-aangifte. Je geeft vooraf toestemming op een pagina van BTW admin en kunt dit intrekken in Instellingen → Koppelingen of door de koppeling in de assistent te verwijderen. Wat de assistent met de gegevens doet valt onder de voorwaarden van die aanbieder.

Koppeling met een AI-assistent

Je kunt zelf een AI-assistent, zoals ChatGPT of Claude, koppelen aan BTW admin. Dat gaat via een veilige inlog (OAuth): je logt in bij BTW admin en geeft op onze toestemmingspagina akkoord. De assistent krijgt nooit je wachtwoord.

• Alleen lezen: de assistent kan gegevens bekijken, maar niets aanmaken, wijzigen, versturen, boeken of verwijderen.
• Alleen je actieve administratie: de assistent ziet dezelfde gegevens als jij in de app, binnen jouw rechten als teamlid. Andere administraties en andere klanten blijven afgeschermd. Staat tweestapsverificatie aan, dan geldt die ook voor de koppeling.
• Welke gegevens: alleen wat de assistent op jouw vraag opvraagt, uit: de namen van je administraties; verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen (bedragen, data, status); contacten (naam, adres, e-mail, btw- en KvK-nummer); banktransacties (datum, bedrag, omschrijving, tegenrekening); offertes; en de berekende btw-aangifte. Bij het koppelen deelt de inlog ook je naam en e-mailadres met de assistent.
• Wat wij vastleggen: per opvraging bewaren we het tijdstip, welk onderdeel werd opgevraagd, welke assistent het was en of het lukte. Dit zie je zelf in Instellingen → Koppelingen. De opgevraagde gegevens zelf bewaren we hiervoor niet extra.
• Verantwoordelijkheid: wat de assistent met de ontvangen gegevens doet, valt onder de voorwaarden en privacyverklaring van die aanbieder. Die kan gegevens buiten de EER verwerken. Koppel daarom alleen een assistent die je vertrouwt.
• Intrekken: in Instellingen → Koppelingen zie je welke assistenten gekoppeld zijn en trek je met één klik hun toegang in. De assistent wordt dan afgemeld; een al uitgegeven toegangssleutel verloopt kort daarna vanzelf.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, op jouw eigen verzoek.

Komen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging

We gebruiken versleutelde verbindingen, strikt gescheiden administraties per klant, rechten per teamlid, optionele tweestapsverificatie en dagelijkse back-ups van de database. Ons team kijkt alleen in een administratie voor support op verzoek of voor de beveiliging, en elke inzage wordt vastgelegd.

Cookies

Naast noodzakelijke opslag gebruiken we uitsluitend na toestemming browseropslag voor eigen conversiemeting. Je kunt weigeren of je keuze later wijzigen via Cookie-instellingen in de voet van de website of de cookieverklaring.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail ons op support@btwadmin.app; we reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

Bij een datalek dat risico's voor jou oplevert, informeren we je en, waar verplicht, de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.